Diretrizes para conduzir uma reunião de negócios

As reuniões podem muitas vezes ser ineficazes devido à má administração de tempo e recursos. No entanto, se você mantiver os membros no caminho certo, respeitosos e trabalhando em prol de objetivos comuns, poderá realizar o que precisa no tempo previsto. Um bom líder é essencial; no entanto, esteja ciente de que a pessoa mais qualificada pode ou não ser o proprietário da empresa. Tenha em mente que executar uma reunião efetivamente requer prática; tente cada vez para melhorar seu desempenho.

Estabelecimento de diretrizes gerais

De acordo com a Management Help, “Quatro regras básicas poderosas são: participar, focalizar, manter o ímpeto e alcançar o fechamento.” Lembre-se de incluir regras que possam parecer óbvias, incluindo iniciar e encerrar reuniões pontualmente, falar uma por vez e falar apenas sobre tópicos relevantes. Essas diretrizes simples ajudarão a manter suas reuniões sob controle, independentemente do tópico. Liste estas regras no topo da agenda de cada reunião e revise-as com novos participantes que ainda não foram informados sobre as regras.

Papel de Líder

O líder do grupo, ou pessoa que conduz a reunião, tem duas funções importantes: tarefa e manutenção. O líder é responsável por manter os membros na tarefa e a discussão no alvo. Seja um mediador; em vez de expressar sua opinião ou escolher um lado, ajude os membros a esclarecer o que precisam e permita que eles debatam suas ideias. Para evitar interrupções, sugira que os participantes anotem suas idéias e opiniões, e salve-as por sua vez de falar.

Preparação

Anote e compartilhe claramente os tópicos que a reunião cobrirá para que todos os participantes estejam preparados e concentrados. Uma agenda detalhada inclui cada tópico principal, com que rapidez ele precisa ser tratado e a ação esperada. Seja realista sobre o que você pode realizar em cada reunião e planeje de acordo. Defina a hora e a data das reuniões para que as pessoas necessárias possam comparecer e informe todos os participantes da hora, local e agenda da reunião o mais cedo possível.

Resumo da reunião geral

É importante começar suas reuniões a tempo. Primeiramente, agradeça às pessoas por participarem e reverem sua agenda. Peça a alguém para tirar alguns minutos ou anotações na reunião, para que você possa fornecê-los aos participantes para revisão. Converse com os membros durante a reunião e receba feedback sobre a eficácia da reunião; implementar mudanças conforme necessário para ajudar todos a serem mais produtivos. Deixe um tempo no final da reunião para um período de avaliação e sugestão para melhorar a produtividade e o procedimento na próxima reunião. Por fim, encerre suas reuniões no prazo e certifique-se de revisar todas as decisões e atribuições antes de definir a data da próxima reunião.

Abordagens específicas de tipo

Diferentes tipos de reuniões exigem diferentes estilos de liderança: orientados para a ação, brainstorming, planejamento de curto prazo ou planejamento de longo prazo.

Reuniões orientadas para a ação concentram-se em resolver um problema premente; para reduzir o tempo gasto na reunião, garantir que todos estejam bem preparados com ideias e que defendam suas próprias propostas.

Sessões de brainstorming podem durar mais do que outras reuniões, então traga comida, bebida e inspiração para manter os participantes animados.

O planejamento de curto prazo requer um grupo que trabalhe junto como uma equipe para tomar decisões que englobem as necessidades da empresa, por isso, certifique-se de convidar a mistura certa de pessoas.

O planejamento de longo prazo requer pelo menos todos os executivos de nível superior e, geralmente, toda a equipe. Hospedar uma reunião de uma população tão grande torna ainda mais imperativo manter as pessoas concentradas e ajudá-las a compartilhar suas ideias de maneira inteligente e respeitosa.